Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, việc tự động hóa các quy trình kinh doanh đang trở thành xu hướng tất yếu. Với hệ thống CTV (Customer Relationship Management), tự động hóa mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm: nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Tầm quan trọng của quản lý hệ thống CTV
Hệ thống CTV (Customer Relationship Management) là một hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý quan hệ với khách hàng. Hệ thống này bao gồm các quy trình, công cụ và dữ liệu giúp doanh nghiệp hiểu rõ khách hàng của mình, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng và gia tăng doanh số bán hàng.
Quản lý hệ thống CTV là một công việc quan trọng đối với doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích, bao gồm:
- Tăng cường hiểu biết về khách hàng: Hệ thống CTV giúp doanh nghiệp thu thập và phân tích thông tin về khách hàng, bao gồm: thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, sở thích, hành vi mua hàng,… Từ đó, doanh nghiệp có thể hiểu rõ khách hàng của mình hơn, từ đó xây dựng các chiến lược marketing và bán hàng hiệu quả hơn.
- Xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng: Hệ thống CTV giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách cá nhân hóa, cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm mua sắm và dịch vụ tốt nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng, thúc đẩy họ quay lại mua sắm và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.
- Tăng doanh số bán hàng: Hệ thống CTV giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ đó đưa ra các sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng doanh số bán hàng và lợi nhuận.
- Giảm thiếu sai xót: Giải pháp tự động hóa quá trình đặt hàng và xử lý đơn hàng giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý thông tin.
Ngoài ra, quản lý hệ thống CTV còn giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu quả hoạt động: Hệ thống CTV giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình kinh doanh, giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu quả hoạt động.
- Giảm chi phí: Hệ thống CTV giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho các hoạt động marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng.
- Tăng khả năng cạnh tranh: Hệ thống CTV giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Do đó, quản lý hệ thống CTV là một công việc quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và đạt được các mục tiêu kinh doanh.
>>> Tất tần tật về quy trình xây dựng hệ thống CTV hiệu quả
Giải pháp tự động hóa hệ thống CTV với Mobile App
1. Tự động Luồng đăng ký trở thành CTV
Tự động hóa luồng đăng ký trở thành CTV là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng CTV. Giải pháp này giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu quả tuyển dụng: Giải pháp tự động hóa luồng đăng ký trở thành CTV giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Khi khách hàng vào App theo link/mã giới thiệu của CTV, họ sẽ được xếp vào cây, F1 của CTV giới thiệu. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi hiệu quả hoạt động của đội ngũ CTV.
- Giảm thiểu sai sót: Giải pháp tự động hóa luồng đăng ký trở thành CTV giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ đăng ký. Giải pháp này sẽ tự động kiểm tra các thông tin đăng ký của khách hàng, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giải pháp tự động hóa luồng đăng ký trở thành CTV giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho hoạt động tuyển dụng. Giải pháp này sẽ tự động xử lý hồ sơ đăng ký của khách hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Tăng trải nghiệm của khách hàng: Giải pháp giúp khách hàng dễ dàng đăng ký trở thành CTV, đồng thời nhận được các chính sách và mức chiết khấu ưu đãi.
Cách thức hoạt động của giải pháp
Giải pháp tự động hóa luồng đăng ký trở thành CTV hoạt động theo các bước sau:
- Khách hàng vào App theo link/mã giới thiệu của CTV.
- Khách hàng điền các thông tin đăng ký: Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ, CCCD, Tài khoản ngân hàng.
- Hệ thống tự động kiểm tra các thông tin đăng ký của khách hàng.
- Hệ thống tự động cấp quyền trở thành CTV cho khách hàng.
- Hệ thống ghi nhận các chính sách, mức chiết khấu cho CTV.
2. Tự động Quá trình đặt hàng và xử lý đơn hàng
Tự động hóa quá trình đặt hàng và xử lý đơn hàng là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng. Giải pháp này giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu quả bán hàng: Giải pháp giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng.
- Giảm thiểu chi phí: Giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho hoạt động bán hàng.
- Tăng trải nghiệm của khách hàng: Giải pháp giúp khách hàng dễ dàng đặt hàng và nhận hàng, đồng thời được hưởng các chính sách và mức chiết khấu ưu đãi.
- Giảm thiểu sai sót: Giải pháp tự động hóa quá trình đặt hàng và xử lý đơn hàng giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng.
Cách thức hoạt động của giải pháp
Giải pháp tự động hóa quá trình đặt hàng và xử lý đơn hàng hoạt động theo các bước sau:
- CTV tự chọn sản phẩm, lên đơn đặt hàng theo chính sách riêng.
- CTV thanh toán Online (VNPay, Zalopay) và xác nhận thanh toán tự động.
- Hệ thống tự động kết nối đơn vị giao vận (GHN, GHTK, Viettelpost, …) và tính phí Ship tự động.
- Đơn hàng tự động phân về kho gần nhất để xử lý.
- Nhân viên tại kho xác nhận đơn hàng, tạo đơn giao vận từ App theo thông tin đơn.
- Đơn hàng được shipper nhận, tự động hoàn thành khi giao hàng thành công.
3. Tự động Phân cấp CTV theo kết quả kinh doanh
Tự động phân cấp CTV theo kết quả kinh doanh là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý CTV. Giải pháp này giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu quả quản lý CTV: Giải pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động của đội ngũ CTV, từ đó đưa ra các chính sách phù hợp để thúc đẩy CTV phát triển.
- Tăng động lực cho CTV: Giải pháp giúp CTV có thể dễ dàng theo dõi được quá trình phát triển của mình, từ đó tạo động lực để họ phấn đấu đạt được các phân cấp cao hơn.
- Giảm thiểu sai sót: Giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quá trình phân cấp CTV.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho hoạt động quản lý CTV.
Cách thức hoạt động của giải pháp
Giải pháp tự động phân cấp CTV theo kết quả kinh doanh hoạt động theo các bước sau:
- Admin cài đặt chính sách phân cấp, tăng cấp, giữ cấp cho CTV.
- Hệ thống tự động cập nhật phân cấp CTV hàng ngày dựa trên doanh số bán hàng của CTV.
- Hệ thống tự động xác định mức chiết khấu theo phân cấp áp dụng cho đơn hàng của CTV.
- Hệ thống tự động cảnh báo cho CTV về phân hạng tiếp theo.
- Hệ thống cảnh báo cuối tháng về doanh số cần thiết để giữ cấp/vượt cấp.
4. Tự động Tính toán các hoa hồng hàng ngày và tháng
Tự động tính toán các hoa hồng hàng ngày và tháng là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hoa hồng. Giải pháp này giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu quả quản lý hoa hồng: Giải pháp tự động tính toán các hoa hồng hàng ngày và tháng giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình hình hoa hồng của đội ngũ CTV, từ đó đưa ra các chính sách phù hợp để thúc đẩy CTV phát triển.
- Tăng tính minh bạch: Giải pháp tự động tính toán các hoa hồng hàng ngày và tháng giúp đảm bảo tính minh bạch trong việc tính toán hoa hồng cho CTV, từ đó tạo niềm tin cho CTV.
- Giảm thiểu sai sót: Giải pháp tự động tính toán các hoa hồng hàng ngày và tháng giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quá trình tính toán hoa hồng.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giải pháp tự động tính toán các hoa hồng hàng ngày và tháng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho hoạt động quản lý hoa hồng.
Cách thức hoạt động của giải pháp
Giải pháp tự động tính toán các hoa hồng hàng ngày và tháng hoạt động theo các bước sau:
- Admin thiết lập các chính sách hoa hồng, sơ đồ trả thưởng theo doanh số, phân cấp.
- Hệ thống tự động tính doanh số cá nhân, doanh số nhóm, doanh số hệ thống, mức % hoa hồng cho từng CTV.
- Hệ thống tự động thông báo cho CTV hàng ngày về doanh số, hoa hồng và các thông tin liên quan.
- Thuế TNCN được cấu hình riêng cho từng CTV, tùy theo cá nhân hay hộ KD cá thể và số tiền hoa hồng.
- Hiển thị chi tiết các thông tin doanh số, hoa hồng, đơn hàng các cấp F … cho CTV trên App.
>> Giải pháp kinh doanh hiệu quả: Quản lý CTV, Đại lý đơn giản, chính xác với Mobile App
5. Tự động Chi trả hoa hồng cho CTV
Tự động chi trả hoa hồng cho CTV là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình chi trả hoa hồng. Giải pháp này giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu quả quản lý hoa hồng: Giải pháp tự động chi trả hoa hồng cho CTV giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình hình hoa hồng của đội ngũ CTV, từ đó đưa ra các chính sách phù hợp để thúc đẩy CTV phát triển.
- Tăng tính minh bạch: Giải pháp tự động chi trả hoa hồng cho CTV giúp đảm bảo tính minh bạch trong việc chi trả hoa hồng cho CTV, từ đó tạo niềm tin cho CTV.
- Giảm thiểu sai sót: Giải pháp tự động chi trả hoa hồng cho CTV giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quá trình chi trả hoa hồng.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giải pháp tự động chi trả hoa hồng cho CTV giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho hoạt động quản lý hoa hồng.
Cách thức hoạt động của giải pháp
Giải pháp tự động chi trả hoa hồng cho CTV hoạt động theo các bước sau:
- Hệ thống tự động tính hoa hồng hàng tháng cho CTV.
- Sau khi kế toán duyệt, hoa hồng được cộng vào Ví hoa hồng.
- CTV có thể sử dụng Ví hoa hồng để mua hàng như là 1 ví tiền mặt.
- Tới ngày trả hoa hồng, CTV sẽ được chuyển số tiền còn lại trong Ví hoa hồng vào tài khoản ngân hàng.
6. Tự động Đồng bộ POS, tích hợp Thanh toán và Giao vận
Tự động đồng bộ POS, tích hợp thanh toán và giao vận là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng và vận hành. Giải pháp này giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu quả bán hàng: Giải pháp tự động đồng bộ POS, tích hợp thanh toán và giao vận giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Khi các thông tin sản phẩm, tồn kho, khách hàng, đơn hàng được đồng bộ với phần mềm POS, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý và theo dõi tình hình bán hàng.
- Tăng trải nghiệm khách hàng: Giải pháp tự động đồng bộ POS, tích hợp thanh toán và giao vận giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng. Khi khách hàng có thể thanh toán online, nhận hàng nhanh chóng và tiện lợi, họ sẽ có trải nghiệm mua sắm tốt hơn và quay lại với doanh nghiệp nhiều hơn.
- Giảm thiểu sai sót: Giải pháp tự động đồng bộ POS, tích hợp thanh toán và giao vận giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quá trình bán hàng. Khi các thông tin được đồng bộ và tích hợp, doanh nghiệp có thể tránh được các sai sót như sai giá, sai đơn hàng, sai địa chỉ giao hàng,…
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giải pháp tự động đồng bộ POS, tích hợp thanh toán và giao vận giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí. Khi các quy trình được tự động hóa, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức cho các hoạt động khác.
Cách thức hoạt động của giải pháp
Giải pháp tự động đồng bộ POS, tích hợp thanh toán và giao vận hoạt động theo các bước sau:
- Hệ thống tự động đồng bộ thông tin sản phẩm, tồn kho, khách hàng, đơn hàng từ phần mềm POS.
- Hệ thống tích hợp thanh toán online qua tài khoản ngân hàng, Ví điện tử, QRPay.
- Hệ thống tích hợp các đơn vị giao vận (Viettelpost, GHTK, GHN, Ahamove).
7. Tự động Mở rộng hệ thống theo Link Affiliate
Tự động mở rộng hệ thống theo link Affiliate là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng CTV và bán hàng. Giải pháp này giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu quả tuyển dụng CTV: Giải pháp tự động mở rộng hệ thống theo link Affiliate giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Khi mỗi CTV có link Affiliate riêng, họ có thể dễ dàng giới thiệu/mời thành viên tham gia hệ thống.
- Tăng hiệu quả bán hàng: Giải pháp tự động mở rộng hệ thống theo link Affiliate giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn. Khi khách hàng vào link Affiliate đặt hàng, đơn hàng được tính cho CTV.
- Tăng trải nghiệm khách hàng: Giải pháp tự động mở rộng hệ thống theo link Affiliate giúp khách hàng dễ dàng tìm hiểu về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Khi khách hàng vào link Affiliate tải app và đăng ký, họ sẽ được cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm và dịch vụ.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giải pháp tự động mở rộng hệ thống theo link Affiliate giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và bán hàng. Khi các quy trình được tự động hóa, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và công sức cho các hoạt động khác.
>>> Bài học kinh nghiệm: 7 Sai lầm cần tránh khi triển khai mô hình Affiliate
Cách thức hoạt động của giải pháp
Giải pháp tự động mở rộng hệ thống theo link Affiliate hoạt động theo các bước sau:
- Mỗi CTV có link Affiliate riêng.
- Khi khách hàng vào link Affiliate tải app và đăng ký, được tự động ghi nhận là do CTV phát triển.
- Khi khách hàng vào link Affiliate đặt hàng, đơn hàng được tính cho CTV.
- Mỗi CTV có 1 website bán hàng tên miền riêng. Khách hàng mua hàng trên website được ghi nhận đơn hàng của CTV.
8. Tự động Báo cáo kết quả Kinh doanh hàng tháng
Tự động báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kinh doanh. Giải pháp này giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu quả quản lý kinh doanh: Giải pháp tự động báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
- Tăng khả năng ra quyết định: Giải pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích dữ liệu kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt và hiệu quả hơn.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các hoạt động báo cáo kinh doanh.
Cách thức hoạt động của giải pháp
Giải pháp tự động báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng hoạt động theo các bước sau:
- Dashboard báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng: Tổng doanh thu, Tổng đơn hàng, Tổng hoa hồng, Tổng số CTV.
- Báo cáo kết quả kinh doanh, hoa hồng, doanh số, hệ thống của tất cả các CTV
- Tổng hợp Top 10 thành viên theo doanh số, hoa hồng, đơn hàng, phân cấp, số F1, …
- Tổng hợp tình hình phát triển số lượng CTV và doanh số các tháng.
Với những giải pháp trên, việc ứng dụng tự động hóa vào hệ thống quản lý CTV là một công việc quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và đạt được các mục tiêu kinh doanh.
