Quản lý hệ thống Đại lý, Cộng tác viên (CTV) luôn là một bài toán khó dành cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều các công cụ có thể hỗ trợ làm điều này. Tại bài viết này, Abaha chia sẻ 05 cách phổ biến để quản lý Đại lý, CTV dễ dàng mà không mất nhiều thời gian, công sức, nguồn lực.
I. Cộng tác viên bán hàng là gì?
Cộng tác viên (CTV) bán hàng là những cá nhân, người lao động tự do, hợp tác với các doanh nghiệp, tổ chức nào đó để kinh doanh, bán hàng mà không nhất thiết phải bỏ vốn hoặc đến công ty, địa điểm làm việc mỗi ngày. Đây được xem là nghề tay trái của rất nhiều người vì không cần thời gian làm việc cố định và không nhất thiết phải bỏ vốn.
Các doanh nghiệp biết tận dụng những CTV của mình để có thể mở rộng mô hình kinh doanh, tăng trưởng doanh số với chi phí thấp hơn.
Tìm hiểu thêm: Quy trình tuyển dụng CTV hiệu quả (dẫn link)
II. 02 loại công cụ quản lý Cộng tác viên phổ biến
1. Công cụ truyền thống: Facebook, Zalo, Google Sheet,…
Quản lý data CTV trên các group Zalo, Facebook: Các thành viên trong hệ thống sẽ được đưa vào các group. Tại đây, các thông tin về sản phẩm, mẫu mã, giá,… sẽ được cập nhật liên tục, các CTV sẽ nhận thông tin, sau đó lên bài bán hàng.
Khi có đơn hàng, các CTV sẽ sử dụng tin nhắn riêng, các doanh nghiệp cũng cần thêm một đội ngũ chốt đơn, tổng hợp và lên đơn hàng. Các đơn hàng thường sẽ được quản lý trên các file Google Sheet.
Việc tổng hợp, tính toán hoa hồng đa số được tính toán tổng hợp trên các file Google Sheet đơn hàng trước đó. Tuy nhiên, khi đơn hàng nhiều lên, việc này sẽ gây khó và độ chính xác giảm dần. Yêu cầu mở rộng thêm đội ngũ để có thể vận hành được cả hệ thống.
2. Ứng dụng công nghệ bán hàng và quản lý bán hàng
Hiện nay, công nghệ phát triển giúp các doanh nghiệp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian, công sức trong các khâu quản lý hệ thống CTV, đơn hàng hơn.
Thị trường có nhiều phần mềm quản lý, bán hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Các phần mềm quản lý đơn hàng, tồn kho, data như: Kiotviet, Sapo,…Hay mobile app – xây dựng để quản lý data CTV, đơn đặt hàng, tồn kho,… với nhiều đơn vị cung cấp uy tín từ outsource như FPT đến SaaS như Abaha. Các phần mềm giúp lưu trữ data, đơn hàng tự động, việc tính toán hoa hồng cho các CTV cũng dễ dàng hơn.
III. 05 Cách áp dụng công nghệ Mobile App của Abaha để quản lý Cộng Tác Viên
Abaha cung cấp giải pháp xây dựng và phát triển mô hình kinh doanh CTV trên Mobile App. Đưa công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp một cách hiệu quả với chi phí tối ưu nhất. Dưới đây là 5 lý do nên áp dụng công nghệ Mobile App của Abaha.
1. Cung cấp công cụ để CTV tự động lên đơn
Thay vì lên đơn một cách thủ công, đặt đơn trên Zalo, tin nhắn dễ bị miss thông tin, CTV chỉ cần lên App – có đủ thông tin về sản phẩm, giá bán, hoa hồng cho từng cấp CTV, sau đó đặt đơn dễ dàng. CTV có thể theo dõi đơn hàng của mình ngày trên App, giảm thiểu tối đa việc nhầm lẫn và sai sót.
2. Có nhiều chức năng khuyến khích CTV bán hàng nhiều hơn
Việc tích điểm theo đơn hàng hay nâng cấp CTV dễ dàng set up ngay trên Web hoặc App quản trị, việc này cho các CTV thấy được rõ ràng lộ trình phát triển của mình. Các chính sách khuyến mãi, voucher,…cũng có thể gửi tới từng CTV qua thông báo đẩy (push notification) thu hút CTV bán hàng nhiều hơn.
3. Cài đặt được nhiều cấp CTV và nhiều mô hình hoa hồng phức tạp
Thay vì tính hoa hồng một các thủ công, Mobile App sẽ tự động cập nhật hoa hồng theo chính sách của doanh nghiệp khi đơn hàng hoàn thành. CTV có thể xem tình trạng hoa hồng realtime. Báo cáo sẽ được truy xuất một các chính xác, quản lý một cách tự động. Đảm bảo tính minh bạch, tạo niềm tin trong hệ thống.
4. Marketing 0 đồng với Push Notification (thông báo đẩy)
Để đảm bảo tất cả những thông tin về voucher, khuyến mãi, tích điểm,…sẽ được gửi tới từng CTV. Mobile App sử dụng tính năng thông báo đẩy để tối ưu hóa việc gửi đến thông tin cho hàng ngàn CTV với chi phí 0 đồng. Thu hút CTV quay trở lại gian hàng, bán hàng và cập nhật tình hình sản phẩm mới.
5. Tính năng tiếp thị liên kết (Affiliate)
Giúp các CTV bán hàng dễ dàng hơn thông qua một đường link. CTV chia sẻ link sản phẩm, khi có đơn hàng phát sinh từ đường link đó, hoa hồng sẽ tự động được tính. Ngoài ra, CTV có thể chia sẻ link để giới thiệu các CTV mới vào hệ thống, nhận hoa hồng giới thiệu.
Đây là tính năng giúp tăng số lượng CTV, mở rộng kênh phân phối, tăng doanh số cho doanh nghiệp. Triển khai chiến dịch Marketing đa kênh từ social đến website.
Xem chi tiết: App Xây Dựng Hệ Thống Cộng Tác Viên
IV. Tầm quan trọng của Cộng tác viên
Doanh nghiệp không tốn chi phí quảng cáo, không mất phí phụ thuộc sàn TMĐT, tiết kiệm chi phí nhân sự kinh doanh mà vẫn tăng doanh thu đều.
Tăng độ phủ sóng thương hiệu, bởi mỗi CTV/ Đại lý bán hàng là một người giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ đến với khách hàng.
Tăng khả năng chiếm lĩnh thị phần cạnh tranh so với đối thủ.
Đảm bảo tính bền vững của doanh nghiệp trong dòng chảy doanh thu.
V. 05 Cách quản lý cộng tác viên hiệu quả
1. Lập bản mô tả công việc rõ ràng cho từng vị trí
Cần phải có bản mô tả công việc rõ ràng để CTV nắm rõ công việc của mình. Trong bản mô tả công việc gồm có: công việc cần làm, KPI cần đạt được, lịch đào tạo,…Từ đó giúp CTV không cảm thấy mông lung dẫn đến làm việc không hiệu quả.
2. Đào tạo CTV kiến thức về sản phẩm
Doanh nghiệp cần đảm bảo cộng tác viên của mình nắm vững kiến thức về sản phẩm. Như thế, CTV sẽ có tự tin để bán hàng và đủ kiến thức để giải đáp thắc mắc cho khách hàng. Doanh nghiệp cần tổ chức những buổi đào tạo về sản phẩm cũng như kỹ năng bán hàng cho CTV, hạn chế CTV hiểu sai thông tin của sản phẩm ảnh hưởng tới uy tín doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần tạo các file tài liệu kiến thức cho CTV: hình ảnh, chi tiết về sản phẩm, khách hàng mục tiêu,…Ngoài ra còn có thể cho CTV dùng thử sản phẩm để có cái nhìn tổng quát và cảm nhận thực tế về sản phẩm.
3. Quản lý CTV theo KPI, chế độ thưởng, phạt công bằng
Doanh nghiệp đưa ra KPI cho CTV để họ có trách nhiệm hơn trong công việc đồng thời cũng là động lực để CTV hoàn thành công việc của mình.
Một số KPI bạn có thể tham khảo như:
- KPI doanh số tối thiểu 1 tháng cho từng CTV
- Mức chiết khấu cho mỗi sản phẩm CTV bán được
- Thưởng tiền mặt khi CTV vượt doanh số.
- Mức phạt nặng khi gặp sai sót và có hàng vi gian lận trong quá trình bán hàng.
4. Thường xuyên training kỹ năng tư vấn bán hàng, chốt sale
Doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng cho CTV. Điều này giúp CTV có thêm kiến thức, tạo thêm động lực và có đánh giá cao cho doanh nghiệp. Ngoài ra, khi CTV có kỹ năng bán hàng tốt thì doanh thu của doanh nghiệp sẽ tăng đáng kể.
Một số kỹ năng cần đào tạo cho CTV như:
- Kỹ năng tư vấn bán hàng offline, chốt sale online
- Kỹ năng gọi điện giải quyết khiếu nại của khách hàng
- Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt
- Kỹ năng mềm khác như: Kỹ năng giao tiếp, Kỹ năng thuyết phục, quản lý tiền bạc, thời gian,…
5. Xây dựng hệ thống cộng tác viên chuyên nghiệp
Xây dựng hệ thống cộng tác viên chuyên nghiệp rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Nếu biết xây dựng hệ thống cộng tác viên tốt sẽ giúp chủ doanh nghiệp tối ưu chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Một số cách để xây dựng hệ thống CTV chuyên nghiệp như:
- Lập danh sách các cộng tác viên tiềm năng thông qua một khoản thời gian đánh giá. Chuẩn bị quy trình sẵn sàng cho việc tuyển chọn và đào tạo.
- Giữ liên lạc với những cộng tác viên cũ, tận dụng mối quan hệ người quen để tìm kiếm những người mới cho vị trí phù hợp.
- Có những chính sách phù hợp để cộng tác viên yên tâm làm việc. Ví dụ: Mức thưởng tương xứng, phần trăm nhận được cho mỗi sản phẩm,..
Tạm kết
Bài viết trên chia sẻ những lợi ích của mô hình cộng tác viên bán hàng cũng như những cách thức để quản lý và phát triển hệ thống này. Hi vọng với những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn cách thức quản lý và phát triển hệ thống CTV một cách phù hợp và tối ưu nhất!
