Nhờ sự phát triển bùng nổ phát triển của khoa học – công nghệ và trí tuệ nhân tạo đã giúp cho nhiều loại hình sự kiện độc đáo và chuyên nghiệp ra đời. Trong đó có Virtual Event – mô hình sự kiện được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao nhất về mức độ hiệu quả. Vậy, Virtual Event là gì? Cùng Abaha khám phá chi tiết về loại sự kiện này trong bài viết dưới đây.
Virtual Event là gì?
Virtual Event (Sự kiện ảo) là xu hướng bùng nổ trong thời đại công nghệ, mang đến trải nghiệm mới mẻ và đầy tiềm năng cho ngành tổ chức sự kiện.
Virtual Event là một dạng sự kiện được tổ chức hoàn toàn trực tuyến, mà không yêu cầu sự hiện diện vật lý của khách mời hay người tổ chức.Thông qua việc ứng dụng các công nghệ như: thực tế ảo (VR), thực tế tăng cường (AR) để người tham dự có thể tương tác, gặp gỡ và trao đổi một cách chân thực trên môi trường giả lập được kết nối bởi điện thoại, laptop hoặc kính VR.
Virtual event chính là lựa chọn hoàn hảo kết hợp được nhiều nguồn thông tin dữ liệu như video, hình ảnh,… và số lượng người tham dự không bị giới hạn.
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể linh hoạt lựa chọn hình thức phù hợp tùy vào mục đích cũng như nhu cầu truyền tải nội dung sự kiện. Trong các Virtual Event, mọi hoạt động như diễn thuyết, thảo luận, triển lãm, và giao tiếp diễn ra qua các nền tảng trực tuyến như phần mềm hội nghị video, ứng dụng di động, trang web và các mạng xã hội.
>>> Top 4 mô hình tổ chức sự kiện online hiệu quả nhất hiện nay
Các loại hình tổ chức Virtual Event là gì?
Sự kiện trực tuyến bao gồm 2 hình thức chính là:
- Hình thức Live 70%, Recorded 30%: Đây là sự kết hợp giữa ghi hình và phát live, xen kẽ các nguồn tư liệu sẵn có trên các nền tảng truyền thông.
- Hình thức Recorded 100%: Biên tập và phát lại dưới hình thức livestream. Mục đích nhằm nhằm gia tăng trải nghiệm, hạn chế sự cố phát sinh khi tổ chức so với các hình thức truyền thống.
Ngoài ra còn 2 hình thức khác, đó là:
Sự kiện trên website: Loại hình Virtual Event sẽ được triển khai tổ chức trên landing page, microsite của website doanh nghiệp giúp người tham dự có thể thảo luận và đồng thời tìm kiếm thông tin về sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp trong buổi phát trực tiếp.
Sự kiện ảo kết hợp: Giải pháp kết hợp giữa sự kiện ảo trực tiếp và trực tuyến để mang lại những trải nghiệm trọn vẹn nhất cho khách mời tham dự. Hình thức này phù hợp với một số loại hình như triển lãm, hội chợ, lễ ra mắt sản phẩm, các buổi hòa nhạc,…
>>> Lưu ý quan trọng để tổ chức sự kiện online thành công
Lợi ích của Virtual Event
Cùng với sự phát triển của công nghệ, Virtual Event đang trở thành một lựa chọn phổ biến và hấp dẫn cho việc tổ chức sự kiện trong thời đại kỹ thuật số ngày nay. Virtual Event cung cấp một loạt các cơ hội và lợi ích, bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí: Không cần phải chi trả cho việc thuê địa điểm, di chuyển hay lưu trú, giảm thiểu chi phí tổ chức sự kiện.
- Tiện lợi và linh hoạt: Khách mời có thể tham gia từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào, chỉ cần có kết nối internet.
- Tiếp cận rộng lớn: Virtual Event có thể thu hút một lượng lớn người tham gia từ khắp nơi trên thế giới mà không gặp rào cản về vị trí địa lý.
- Tương tác và tham gia: Các nền tảng Virtual Event thường cung cấp các tính năng tương tác như phòng trò chuyện, thăm các gian hàng trưng bày, và thảo luận trực tuyến, giúp tạo ra một môi trường gần gũi và thú vị cho người tham gia.
Tính ứng dụng của Virtual Event
- Hội thảo và buổi seminar trực tuyến: Virtual Event cho phép tổ chức hội thảo và buổi seminar trực tuyến, nơi người tham gia có thể tham gia, đặt câu hỏi và tương tác qua internet mà không cần phải di chuyển đến địa điểm sự kiện.
- Triển lãm ảo: Các triển lãm ảo cung cấp nền tảng để doanh nghiệp và nhà tổ chức triển lãm có thể trưng bày sản phẩm, dịch vụ, và tương tác với khách hàng một cách ảo, tiết kiệm chi phí và mở rộng quy mô.
- Hội nghị trực tuyến: Virtual Event cho phép tổ chức hội nghị trực tuyến với khả năng kết nối đa địa điểm, thuận tiện cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đối tác toàn cầu. Những hội nghị được tổ chức qua internet và có sự góp mặt của các diễn giả nổi tiếng trên thế giới sẽ tăng tính hấp dẫn giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín, thu hút được nhiều khán giả hơn.
- Team building và hội thảo nội dung: Các hoạt động nhóm và hội thảo nội dung có thể được tổ chức trực tuyến: Doanh nghiệp có thể áp dụng một vài chương trình teambuilding online được tích hợp các trò chơi trực tuyến như: truy tìm kho báu, giải đố,…Người tham dự sẽ lập đội và cùng nhau vượt qua các vòng bằng các phần mềm hỗ trợ giúp tăng cường sự kết nối và tương tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
- Sự kiện giải trí: Virtual Event cũng có thể được áp dụng trong việc tổ chức các sự kiện giải trí như concert, show diễn, hay sự kiện thể thao trực tuyến. Các concert biểu diễn ca nhạc với sự tham gia của các nghệ sĩ được tổ chức qua Facebook, Tiktok, Youtube hoặc Zoom là giải pháp tuyệt vời để thu hút lượt tương tác và phủ sóng thương hiệu doanh nghiệp trên các nền tảng mạng xã hội.
- Tuyển dụng và hội thảo nghề nghiệp: Doanh nghiệp có thể sử dụng Virtual Event để tổ chức các sự kiện tuyển dụng trực tuyến, hội thảo nghề nghiệp, giúp nhà tuyển dụng và ứng viên tương tác một cách thuận lợi.
Tính ứng dụng linh hoạt của Virtual Event không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mở ra cơ hội sáng tạo và tăng cường trải nghiệm của người tham gia.
>> Top 5 Công Ty Phát Triển Ứng Dụng Di Động (Mobile App) Uy Tín Nhất Hiện Nay
Lưu ý quan trọng khi tổ chức Virtual Event
Khi tổ chức Virtual Event, có một số lưu ý quan trọng mà tổ chức và người tham gia cần xem xét để đảm bảo sự thành công và trải nghiệm tốt nhất. Dưới đây là một số điều quan trọng cần lưu ý:
- Chất Lượng Kết Nối Internet: Đảm bảo rằng cả tổ chức và người tham gia đều có kết nối Internet ổn định để tránh sự cố và giảm gián đoạn trong quá trình sự kiện.
- Nền Tảng Virtual Chất Lượng: Lựa chọn nền tảng Virtual Event đáng tin cậy và phù hợp với nhu cầu của sự kiện. Điều này bao gồm các tính năng như video chất lượng cao, tương tác đa chiều, và khả năng theo dõi dữ liệu.
- Thử Nghiệm Trước Sự Kiện: Tổ chức nên thử nghiệm tất cả các yếu tố kỹ thuật trước sự kiện, bao gồm âm thanh, video, và chức năng tương tác để đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru.
- Hướng Dẫn Sử Dụng: Cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết cho người tham gia để họ có thể tham gia một cách dễ dàng và thoải mái.
- Tương Tác và Kết Nối: Tạo các cơ hội tương tác giữa người tham gia, bằng cách sử dụng các tính năng như phòng thảo luận, hỏi đáp trực tuyến, hay các phần mềm networking.
- Chăm Sóc Khách Hàng Trực Tuyến: Cung cấp một kênh liên lạc trực tuyến để hỗ trợ và giải quyết vấn đề nhanh chóng cho người tham gia.
- Đội Ngũ Kỹ Thuật và Hỗ Trợ: Đảm bảo có đội ngũ kỹ thuật và hỗ trợ sẵn sàng để xử lý mọi vấn đề kỹ thuật hoặc thắc mắc từ người tham gia.
- Bảo Mật Thông Tin: Tuân thủ các biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và thông tin cá nhân của người tham gia.
- Lịch Trình Linh Hoạt: Nếu có người tham gia từ các múi giờ khác nhau, cân nhắc đến việc có lịch trình linh hoạt hoặc ghi lại để người tham gia có thể xem lại sau.
- Phản Hồi và Đánh Giá: Tổ chức nên thu thập phản hồi từ người tham gia và sử dụng đánh giá này để cải thiện cho các sự kiện tương lai.
Những lưu ý này giúp đảm bảo một Virtual Event suôn sẻ và đáp ứng đúng mong đợi của cả tổ chức và người tham gia.
Hy vọng rằng, những thông tin mà Abaha chia sẻ ở phía trên đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn Virtual Event cũng như tiềm năng và tính ứng dụng của nó trong tổ chức sự kiện trực tuyến.
