Theo chia sẻ từ các chuyên gia, tổ chức sự kiện online là lựa chọn thông minh, giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả tương đương hoặc thậm chí vượt trội so với sự kiện truyền thống. Để đạt được thành công xuất sắc trong việc tổ chức sự kiện trực tuyến, đơn vị cần chú ý đến những yếu tố quan trọng bài viết dưới đây.

Lợi ích của tổ chức sự kiện Online

  • Tiết kiệm chi phí: Sự kiện trực tuyến giảm đi nhiều chi phí liên quan đến việc thuê địa điểm, đi lại, ăn uống và chỗ ở. Điều này giúp tối ưu hóa ngân sách tổ chức. Người tham gia có thể tham gia từ bất kỳ đâu trên thế giới, tạo điều kiện thuận lợi và linh hoạt hơn cho mọi người, đặc biệt là đối với những người có lịch trình bận rộn.
  • Dễ dàng thu thập dữ liệu: Việc thu thập dữ liệu và phản hồi từ người tham gia trở nên dễ dàng hơn thông qua các công cụ trực tuyến, cung cấp thông tin quan trọng cho việc đánh giá hiệu suất sự kiện.
  • Bảo mật thông tin: Các nền tảng và công nghệ sự kiện online thường tích hợp các biện pháp bảo mật cao, giúp bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu quan trọng.
  • Tiện ích tương tác: Sự kiện trực tuyến thường tích hợp các tính năng tương tác như thăm dò ý kiến, hỏi đáp trực tuyến, và các hoạt động thực hành, tạo ra trải nghiệm tham gia động và thú vị.
  • Môi trường ôn định: Không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khí hậu hay tình trạng đặc biệt, sự kiện online giúp đảm bảo môi trường ôn định và đồng đều cho mọi người tham gia.
  • Ghi hình và phát lại: Khả năng ghi hình và phát lại sự kiện giúp người tham gia có thể xem lại hoặc bắt kịp những gì đã diễn ra, tận hưởng linh hoạt thời gian.
  • Dễ dàng chia sẻ thông tin: Thông tin và nội dung từ sự kiện online có thể dễ dàng chia sẻ qua nhiều phương tiện truyền thông xã hội và nền tảng trực tuyến khác, giúp tăng cường sự lan truyền và tầm ảnh hưởng của sự kiện.

Lưu ý quan trong khi tổ chức sự kiện online

Lưu ý quan trong khi tổ chức sự kiện online

1. Giai đoạn chuẩn bị trước sự kiện

Xác định mục tiêu rõ ràng: Việc đầu tiên và quan trọng trong khâu tổ chức sự kiện online đó là xác định mục tiêu cụ thể (chia sẻ kiến thức, thu hút khách hàng tiềm năng, tăng doanh số bán hàng, v.v.) để xây dựng kế hoạch phù hợp. Bên cạnh đó cần xác định rõ mục tiêu, đối tượng tham gia, và nội dung sự kiện. Từ đó, lên kế hoạch chi tiết về chương trình, thời gian, và các hoạt động.

Lựa chọn hình thức phù hợp: Lựa chọn hình thức phù hợp với mục tiêu và đối tượng mục tiêu của sự kiện. Các hình thức tổ chức sự kiện online cao gồm webinar, hội thảo trực tuyến, hội nghị online, triển lãm ảo, v.v.

Lựa chọn nền tảng để tổ chức: Lựa chọn nền tảng phù hợp sẽ giúp quá trình tổ chức sự kiện online thành công. Đơn vị tổ chức sự kiện online nên lựa chọn nền tảng nào đáp ứng được mục tiêu và nhu cầu của mình. Tiêu chí lựa chọn nền tảng tổ chức sự kiện bao gồm:

  • Nền tảng cung cấp giải pháp bán vé, đăng kí sự kiện… như thế nào? trên giao diện nào: web hay app?
  • Mức độ thuận tiện với người dùng ở mức nào?
  • Khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý, tổ chức sự kiện như thế nào?
  • Dịch vụ hỗ trợ chăm sóc khách hàng có tốt không?

Lên kế hoạch chi tiết: Lên kế hoạch chi tiết trước khi tổ chức sự kiện là cơ sở để sự kiện hạn chế được sai xót và đạt được thành công. Kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, nội dung chương trình, diễn giả, khách mời, công cụ tổ chức, v.v.

Gửi lời mời đến khách hàng: Với những tính năng hỗ trợ tổ chức sự kiện, Space app do Abaha phát triển được tích hợp tính năng gửi lời mời miễn phí đến khách hàng, bên cạnh đó các tính năng đăng kí tham gia, check in, thảo luận… giúp doanh nghiêp dễ dàng quản lý số lượng người tham gia và tổ chức sự kiện hiệu quả.

>>> Tăng cường trải nghiệm khách hàng trong triển khai sự kiện đặc biệt với Mobile app

Mời diễn giả: Yếu tố làm nên sức hấp dẫn và giữ chân người tham gia sự kiện online là diễn giả. Đơn vị tổ chức cần lựa chọn diễn giả phù hợp và sắp xếp thời gian tổ chức thuận tiện cho cả khách mời và diễn giả để sự kiện diễn ra thành công nhất.

Chọn MC cho sự kiện: Để tổ chức sự kiện online thành công, cần lựa chọn MC phù hợp:

Có sức ảnh hưởng, kinh nghiệm dẫn dắt chương trình online, phong cách giao tiếp phù hợp, bản lĩnh sân khấu, được đánh giá tốt từ khách hàng và khả năng ứng biến linh hoạt.
Lựa chọn MC có giọng nói truyền cảm, trao đổi kỹ lường về kịch bản và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho họ.

Chuẩn bị kỹ lưỡng: Chuẩn bị nội dung, thiết bị, phần mềm, đường truyền internet, v.v. đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, hoạch định phương án dự phòng và giải pháp.

Quảng bá hiệu quả: Lên kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện online thông qua website, mạng xã hội, email marketing, v.v. để thu hút người tham dự.

2. Giai đoạn diễn ra sự kiện

Top 4 mô hình tổ chức sự kiện online hiệu quả nhất hiện nay

Bắt đầu đúng giờ: Bắt đầu sự kiện online đúng giờ thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người tham dự.

Tạo bầu không khí tích cực: Tạo bầu không khí tích cực, thu hút người tham dự bằng cách tương tác, trò chơi, Q&A, v.v.

Đảm bảo chất lượng âm thanh và hình ảnh: Chất lượng âm thanh và hình ảnh tốt giúp người tham dự có trải nghiệm tốt nhất.

Kỹ thuật hỗ trợ sẵn sàng: Sẵn sàng kỹ thuật hỗ trợ để giải quyết các vấn đề kỹ thuật trong quá trình diễn ra sự kiện.

3. Giai đoạn sau khi kết thúc sự kiện

Sự kiện kết thúc là chưa xong. Công tác hoàn thiện sau sự kiện cũng vô cùng quan trọng. Nó thể hiện sự chuyên nghiệp và góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu trong tâm trí khách hàng. Các hoạt động sau sự kiện bao gồm:

Gửi lời cảm ơn: Gửi lời cảm ơn đến người tham dự, diễn giả, khách mời và các nhà tài trợ.

Đánh giá kết quả: Đánh giá kết quả sự kiện dựa trên số lượng người tham dự, tương tác, feedback, v.v. để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

Chia sẻ nội dung: Chia sẻ nội dung sự kiện online như video ghi hình, bài viết, infographic, v.v. để tiếp cận nhiều người hơn.

Hi vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin để có chuẩn bị tốt nhất tổ chức sự kiện online thành công.