Xu hướng tổ chức sự kiện online ngày càng trở nên phổ biến do nhiều lợi ích mà nó đem lại. Đặc biệt là trong bối cảnh của các sự kiện toàn cầu, cùng các yếu tố tác động như đại dịch COVID-19 đã khiến cho việc tổ chức sự kiện online ngày càng chứng minh được vị thế và vai trò của mình. Dưới đây Top 4 mô hình tổ chức sự kiện online hiệu quả nhất hiện nay.

Tổ chức sự kiện online là gì?

Tổ chức sự kiện online hay tổ chức sự kiện trực tuyến là một loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên môi trường trực tuyến. Thay vì tập trung tại một địa điểm vật lý, người tham dự được kết nối, tương tác với đơn vị tổ chức thông qua Internet.

Các sự kiện online có thể bao gồm các buổi hội thảo, hội nghị, triển lãm, hội thảo trực tuyến, hoặc các hoạt động giải trí khác.

Sự kiện online thường được tổ chức thông qua website, YouTube, Zoom, Google Meet… hoặc các kênh mạng xã hội như Facebook, Zalo, Twitter, v.v.

4 mô hình tổ chức sự kiện online hiệu quả nhất hiện nay

Top 4 mô hình tổ chức sự kiện online hiệu quả nhất hiện nay anh mo ta SEO 62

Cùng Abaha tìm hiểu các loại hình tổ chức sự kiện online phổ biến nhất hiện nay để tìm ra mô hình phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp hiện tại ngay bên dưới.

1. Webinar (Tổ chức hội thảo trên website)

Webinar là viết tắt của Web-based seminar, là một dạng hội thảo trực tuyến được tổ chức thông qua website hoặc các nền tảng trực tuyến khác như Zoom, GoToWebinar, v.v.

Các đặc điểm chính của webinar bao gồm:

  • Trình chiếu trực tuyến: Người trình bày có thể chia sẻ màn hình, slide PowerPoint, video, và nội dung khác trực tuyến để chia sẻ thông tin với người tham gia.
  • Tương tác trực tuyến: Người tham gia thường có khả năng tương tác thông qua trò chơi, cuộc thăm dò, và thậm chí là các phiên hỏi đáp trực tuyến với người trình bày.
  • Đối tượng tham gia đa dạng: Webinar có thể hướng đến đối tượng rộng rãi, từ doanh nghiệp, học sinh, sinh viên, đến cộng đồng chuyên ngành cụ thể.
  • Khả năng ghi hình và phát lại: Nhiều webinar được ghi hình để có thể phát lại sau đó hoặc chia sẻ với những người không thể tham gia vào thời điểm thực tế.
  • Sử dụng công nghệ trực tuyến: Công nghệ webinar thường liên quan đến việc sử dụng các nền tảng trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, GoToWebinar, hay các công cụ tương tự để tạo ra và quản lý sự kiện.

Webinar mang lại sự linh hoạt và thuận tiện, giúp người tổ chức tiết kiệm chi phí và mọi người tham gia có thể tham gia từ mọi nơi trên thế giới mà không cần di chuyển đến địa điểm cụ thể.

>>  Top 9 app bán hàng online uy tín, hiệu quả nhất cho doanh nghiệp hiện nay

2. Sự kiện ảo (Virtual Event)

Sự kiện ảo (Virtual Event)

Sự kiện ảo (Virtual Event) là một loại sự kiện diễn ra hoàn toàn trên không gian mạng, nơi người tham gia tham gia và tương tác qua internet thay vì tại một địa điểm vật lý. Tổ chức sự kiện online Vitual Conferences cho phép mọi người truy cập hội nghị thông qua máy tính để cùng phát biểu và thảo luận về một vấn đề nào đó.

Sự kiện ảo có thể bao gồm nhiều hoạt động, từ hội nghị trực tuyến, triển lãm, hội thảo, đến các buổi biểu diễn giải trí.

Các đặc điểm chính của sự kiện ảo bao gồm:

  • Truy cập trực tuyến: Người tham gia có thể tham gia từ mọi nơi trên thế giới với đủ loại thiết bị kết nối internet, từ máy tính đến điện thoại di động.
  • Phương tiện truyền thông trực tuyến: Sự kiện ảo thường sử dụng các công nghệ trực tuyến như video streaming, trình chiếu slide, hình ảnh và âm thanh để truyền đạt thông điệp và nội dung.
  • Tương tác và kết nối: Sự kiện ảo thường tích hợp các phương tiện tương tác như diễn đàn trực tuyến, trò chơi, hỏi đáp trực tuyến, giúp tạo ra trải nghiệm tham gia động và thú vị.
  • Đa dạng hóa nội dung: Sự kiện ảo có thể bao gồm nhiều loại nội dung khác nhau như bài diễn thuyết, buổi trò chuyện, phát sóng trực tiếp, và thậm chí là các hoạt động thực hành.
  • An toàn thông tin: Đảm bảo rằng thông tin cá nhân và dữ liệu của người tham gia được bảo vệ một cách an toàn.
  • Chăm sóc người tham gia: Cung cấp hỗ trợ và thông tin cho người tham gia trước, trong, và sau sự kiện để đảm bảo họ có trải nghiệm tích cực.

>> Giải pháp chăm sóc khách hàng trên nền tảng Zalo

3. Sự kiện liên kết (Hybrid Event)

Top 4 mô hình tổ chức sự kiện online hiệu quả nhất hiện nay anh mo ta SEO 66
Sự kiện liên kết (Hybrid Event)

Sự kiện liên kết (Hybrid Event) là một dạng sự kiện kết hợp cả hai yếu tố: sự kiện trực tuyến và sự kiện ngoại tuyến (truyền thống). Điều này có nghĩa là một phần của sự kiện diễn ra tại một địa điểm vật lý, trong khi phần khác diễn ra qua không gian trực tuyến, cho phép đối tượng tham gia từ xa tham gia vào sự kiện.

Mô hình tổ chức sự kiện online này chính là giải pháp duy trì sự kiện truyền thống mà vẫn áp dụng được những lợi ích tuyệt vời từ sự kiện ảo.

Các đặc điểm chính của sự kiện liên kết bao gồm:

  • Đối tượng tham gia đa dạng: Sự kiện liên kết hướng đến cả đối tượng tham gia tại địa điểm vật lý và người tham gia trực tuyến.
  • Kết hợp nền tảng trực tuyến và ngoại tuyến: Sự kiện này sử dụng cả nền tảng trực tuyến và các phương tiện truyền thống như phòng hội nghị, trung tâm triển lãm, hay địa điểm sự kiện khác.
  • Tương tác tại cả hai môi trường: Sự kiện liên kết cung cấp các cơ hội tương tác cho cả người tham gia tại địa điểm vật lý và trực tuyến, đảm bảo sự tham gia và tương tác tích cực từ cả hai đối tượng.
  • Chăm sóc người tham gia: Cung cấp trải nghiệm chăm sóc cho cả người tham gia tại địa điểm và trực tuyến, với hỗ trợ, thông tin và các hoạt động tương tác.
  • Khả năng ghi hình và phát lại: Sự kiện liên kết thường ghi hình để có thể phát lại sau đó hoặc chia sẻ với những người không thể tham gia vào thời điểm thực tế.
  • Giải quyết sự kiện toàn cầu: Hybrid events cho phép sự kiện trở nên toàn cầu hóa hơn, với sự tham gia của đối tượng từ mọi nơi mà không cần phải có mặt tại địa điểm.

Sự kiện liên kết trở nên phổ biến do mang lại sự linh hoạt và thuận tiện, cho phép tổ chức sự kiện thích ứng với nhu cầu đa dạng của đối tượng tham gia. Điều này càng trở nên quan trọng trong bối cảnh của sự kiện toàn cầu và sự thay đổi trong cách mọi người tham gia sự kiện.

4. Sự kiện kết nối (Networking Event)

Sự kiện kết nối (Networking Event) là một loại sự kiện được thiết kế chủ yếu để tạo cơ hội cho người tham gia gặp gỡ, tương tác, và xây dựng mối quan hệ kinh doanh hoặc xã hội. Trong môi trường sự kiện kết nối, người tham gia thường có cơ hội làm quen với nhau, chia sẻ thông tin về doanh nghiệp hoặc sở thích cá nhân, và tìm kiếm cơ hội hợp tác.

Đặc điểm của sự kiện kết nối bao gồm:

Thiết Kế Tăng Cường Tương Tác: Sự kiện này thường có cấu trúc để khuyến khích tương tác giữa các người tham gia, có thể thông qua các buổi làm việc nhóm, trò chơi mạng xã hội, hoặc các hoạt động tương tác khác.

  • Chăm sóc mối quan hệ: Mục tiêu chính của sự kiện kết nối là xây dựng và duy trì mối quan hệ. Điều này có thể liên quan đến việc tạo cơ hội cho gặp gỡ không chính thức, nơi người tham gia có thể trò chuyện và tìm hiểu về nhau.
  • Giao diện người dùng thuận tiện: Phải có giao diện trực tuyến hoặc hệ thống đăng ký thuận tiện, giúp người tham gia kết nối với nhau dễ dàng và nhanh chóng.
  • Chủ đề đa dạng: Các sự kiện kết nối có thể tập trung vào nhiều chủ đề khác nhau, từ doanh nghiệp và ngành công nghiệp đến sở thích cá nhân và nghệ thuật.
  • Nền tảng mạng xã hội: Sự kiện thường sử dụng các nền tảng mạng xã hội hoặc ứng dụng đặc biệt để kết nối và theo dõi thông tin của người tham gia.

Các sự kiện kết nối thường được tổ chức trong nhiều lĩnh vực, từ doanh nghiệp, công nghiệp, giáo dục đến giải trí, với mục tiêu chính là tạo ra cơ hội cho sự giao tiếp và hợp tác giữa người tham gia.

>> Quy Trình 5 Bước & 5 Yếu Tố Ảnh Hưởng Chăm Sóc Khách Hàng

Có nên tổ chức sự kiện online không?

Sự kiện liên kết (Hybrid Event)

Để trả lời cho câu hỏi này, còn tùy thuộc vào mục đích tổ chức sự kiện và điều kiện tổ chức của từng doanh nghiệp mới có thể đưa ra quyết định có nên tổ chức sự kiện online hay không. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cân nhắc ưu – nhược điểm khi tổ chức online bên dưới:

Ưu điểm của tổ chức sự kiện online:

  • Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần chi trả cho các khoản phí như thuê địa điểm, ăn uống, âm thanh – ánh sáng, nhân sự, di chuyển, bãi đỗ xe,…
  • Mở rộng phạm vi tiếp cận: Tiếp cận được nhiều người tham dự hơn so với sự kiện truyền thống, không giới hạn bởi địa lý.
  • Tăng khả năng tương tác: Sử dụng các công cụ tương tác trực tuyến để thu hút người tham dự và tăng hiệu quả của sự kiện.
  • Dễ dàng theo dõi và đo lường kết quả: Có thể theo dõi số lượng người tham dự, thời gian tham dự, tương tác, v.v.

Nhược điểm của tổ chức sự kiện online:

  • Thiếu tương tác trực tiếp: Người tham dự không thể gặp gỡ và giao lưu trực tiếp với nhau.
  • Khó khăn trong việc thu hút sự chú ý: Người tham dự có thể bị phân tâm bởi các yếu tố khác khi tham dự sự kiện online.
  • Yêu cầu kỹ thuật: Cần có thiết bị và đường truyền internet ổn định để tổ chức sự kiện online thành công.

Để tìm hiểu thêm những giải pháp hỗ trợ tổ chức sự kiện online hiệu quả, các bạn có thể đọc thêm các bài viết khác của Abaha chia sẻ và tham khảo giải pháp ứng dụng mobile app trong quản lý và tổ chức sự kiện tại đây.