Chính Sách Và Quy Trình Duyệt Xác Thực OA

Quy Trình Xét Duyệt Xác Thực OA

Để đảm bảo việc xác thực Zalo OA (Official Account) diễn ra suôn sẻ, Ban Quản Trị Zalo OA (BQT ZOA) sẽ tiến hành xét duyệt yêu cầu xác thực OA theo quy trình và chính sách đã được quy định trong vòng 7 ngày làm việc. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời gian xét duyệt có thể kéo dài hơn.

Trong suốt quá trình xét duyệt, BQT ZOA có thể yêu cầu OA cung cấp thêm thông tin hoặc các giấy tờ bổ sung nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp hoặc Hộ Kinh Doanh (HKD) đã đăng ký thành lập và đang hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Kết quả xét duyệt sẽ được gửi đến quản trị viên của OA thông qua tin nhắn thông báo và hiển thị tại mục “Tin nhắn hệ thống” trên trang admin OA.

Các Bước Cần Thực Hiện Nếu OA Bị Từ Chối Xác Thực

==> Xem thêm: Hướng dẫn xác thực Zalo OA với 3 cách đơn giản

Trong trường hợp OA bị từ chối xác thực, quản trị viên cần đọc kỹ phản hồi từ BQT ZOA để tiến hành xác thực lại. Quá trình này yêu cầu cung cấp lại bộ hồ sơ xác thực, bao gồm tất cả các giấy tờ đã gửi trước đó cùng với các giấy tờ hoặc thông tin bổ sung theo yêu cầu.

Nếu OA cần điều chỉnh tên, thông tin giới thiệu hoặc ảnh đại diện/ảnh bìa, quản trị viên có thể truy cập vào trang Quản lý thông tin OA hoặc chọn mục “Quản lý” → “Trang thông tin OA” → “Chỉnh sửa” để thực hiện thay đổi.

Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc khiếu nại nào khác, quản trị viên có thể gửi email đến địa chỉ oa@zalo.me để được hỗ trợ.

Hướng Dẫn Chi Tiết Cho Từng Cách Xác Thực OA

Cách 1: Xác Thực Khi Tên OA Đặt Theo Tên Doanh Nghiệp, Hộ Kinh Doanh

Xác thực OA doanh nghiệp yêu cầu liên kết rõ ràng giữa tên OA và tên đăng ký của doanh nghiệp hoặc HKD. Quản trị viên cần gửi bộ hồ sơ xác thực OA phù hợp đến BQT ZOA để được xét duyệt.

Bộ hồ sơ 1 xác thực Zalo OA

Cách 2: Xác Thực OA Theo Tên Thương Hiệu, Nhãn Hiệu

Bộ hồ sơ 2A xác thực zalo oaBộ hồ sơ 2 xác thực zalo OA

 

Khi tên OA là tên thương hiệu hoặc nhãn hiệu đã được cấp giấy chứng nhận của Cục Sở hữu Trí tuệ, các loại giấy tờ xác thực hợp lệ bao gồm:

  • Giấy chứng nhận đăng ký thương hiệu/nhãn hiệu hợp pháp của doanh nghiệp/HKD đăng ký OA.
  • Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng thương hiệu/nhãn hiệu trong lãnh thổ Việt Nam.

Lưu ý, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh chỉ được xác thực cho 1 OA duy nhất. Đối với các nhãn hiệu không đăng ký tại Việt Nam, giấy tờ phải là hình chụp hoặc bản scan của bản gốc bằng tiếng Anh hoặc bản dịch thuật tiếng Việt có công chứng.

Cách 3: Xác Thực OA Khi Tên OA Là Tên Giao Dịch, Khác Tên Đăng Ký Kinh Doanh

Khi tên OA là tên giao dịch khác với tên đăng ký kinh doanh, quản trị viên cần chuẩn bị các loại giấy tờ xác thực liên quan. Tên giao dịch có thể là tên dịch vụ, sản phẩm, dự án, chương trình mà doanh nghiệp hoặc HKD đang kinh doanh/triển khai.

Bộ hồ sơ 3 xác thực Zalo OA

Các yếu tố xác thực bộ hồ sơ 3

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, quản trị viên cần truy cập mục Quản lý → Chọn Quản lý tài khoản → Chọn “Xác thực OA” → Chọn “3. Xác thực theo tên giao dịch” để nộp hồ sơ xác thực OA.

Xác thực oa ba cách

Các yếu tố xác minh tên giao dịch bao gồm giấy tờ hoặc thông tin để xác định mối liên hệ giữa tên OA (tên giao dịch) với doanh nghiệp hoặc HKD. Quản trị viên cần chọn hai yếu tố xác minh tên giao dịch hợp lệ và nộp hồ sơ xác thực OA.

Một số gợi ý các yếu tố xác minh tên giao dịch khác:

  • OA thuộc lĩnh vực y tế và dược phẩm
  • OA sử dụng tên hãng xe thương hiệu
  • OA thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo
  • OA kinh doanh hàng tiêu dùng
  • OA thuộc lĩnh vực nhà hàng và quán
  • OA thuộc lĩnh vực du lịch và lưu trú

Lưu Ý Chung

Các lưu ý khi xác thực OA

Khi thực hiện xác thực OA, quản trị viên cần lưu ý các điểm sau:

  • Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh chỉ được xác thực cho 1 OA duy nhất.
  • Tên OA là tên giao dịch có chứa tên nhãn hiệu/thương hiệu đã được chứng nhận bởi Cục Sở hữu Trí tuệ, OA cần tham khảo xác thực theo cách 2 hoặc đổi tên OA phù hợp.
  • Tên OA là tên giao dịch đặt theo tên website/tên miền cần đặt theo định dạng: [tên đầy đủ có dấu] + [tên đầy đủ địa chỉ tên miền viết liền và không gồm ký tự đặc biệt]. Ví dụ: website là hangtonkho.vn, tên OA hợp lệ là “hangtonkhovn” hoặc “Hàng tồn kho – hangtonkhovn”.

Các thông tin trong yếu tố xác minh tên giao dịch nhằm phục vụ cho việc xác minh tên OA giống với tên giao dịch khác mà doanh nghiệp đang sở hữu. Vì vậy, các yếu tố cung cấp cần phải đáp ứng đầy đủ:

  • Thông tin về tên giao dịch khác
  • Thông tin liên quan đến chủ sở hữu – thông tin doanh nghiệp (bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ doanh nghiệp/mã số doanh nghiệp)
  • Các giấy phép/giấy chứng nhận còn thời hạn

==> Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập menu Zalo OA nhanh chóng chỉ với 3 bước 

Bằng cách thực hiện đúng theo hướng dẫn và lưu ý trên, việc xác thực OA sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Xác thực OA không chỉ giúp tăng uy tín của doanh nghiệp trên nền tảng Zalo mà còn mang lại nhiều lợi ích trong việc kết nối và tương tác với khách hàng.