Khám phá những xu hướng tổ chức sự kiện tiên tiến nhất thời đại 4.0, nơi công nghệ và sự sáng tạo gặp gỡ để tạo ra những trải nghiệm sự kiện độc đáo và đầy ấn tượng.

Bối cảnh chuyển mình của ngành tổ chức sự kiện

Ngành Event đang đối mặt với thách thức buộc phải đổi mới. Năm 2024 – được dự báo tiếp tục là một năm suy thoái kinh tế trên toàn cầu, đòi hỏi tất cả doanh nghiệp phải tìm kiếm các giải pháp thiết thực để tiết kiệm chi phí, thời gian và giảm bớt áp lực cho doanh nghiệp trong thời buổi kinh tế khó khăn.

Bối cảnh chuyển mình của ngành tổ chức sự kiện

Trong bối cảnh ấy, việc áp dụng công nghệ vào tổ chức sự kiện để có những hướng đi mới là rất cần thiết. Người làm sự kiện cần tìm tòi, đổi mới các giải pháp cho tổ chức sự kiện để mang lại hiệu quả cao nhất với ngân sách thấp nhất.

Trong năm 2024, việc cập nhật các xu hướng công nghệ tổ chức sự kiện mới là điều cần thiết và sẽ giúp ích rất nhiều cho các nhà lập kế hoạch sự kiện đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc với một ngân sách eo hẹp trong suy thoái kinh tế toàn cầu. Dưới đây là các xu hướng công nghệ tổ chức sự kiện được dự đoán sẽ là trends trong năm nay.

1. Xu hướng cá nhân hóa

Cá nhân hoá trong kế hoạch sự kiện đang trở thành ưu tiên hàng đầu của các nhà tổ chức. Bằng cách sử dụng công nghệ tiên tiến như phân tích dữ liệu, họ tạo ra trải nghiệm cá nhân hóa cho người tham dự. Tích hợp dữ liệu, ứng dụng di động và trí tuệ nhân tạo sẽ là xu hướng quan trọng trong tương lai, tăng cường sự tương tác và hiệu suất tổ chức sự kiện. Điều này bảo đảm sự thành công của sự kiện và tạo ra ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của người tham gia. Các khía cạnh chính của cuộc cách mạng cá nhân hoá này bao gồm độ chính xác trong điều hướng dữ liệu, thông tin và thông báo trên ứng dụng di động, và vai trò tương tác của trí tuệ nhân tạo.

2. Hologram

Hologram đang trở thành xu hướng quan trọng trong tổ chức sự kiện

Hologram đang trở thành xu hướng quan trọng trong tổ chức sự kiện, mang lại trải nghiệm sống động và đa giác. Công nghệ này không chỉ thu hút sự chú ý mà còn mở ra nhiều ứng dụng hiệu quả.

Hologram là xu hướng nổi bật trong tổ chức sự kiện năm 2024, mang đến trải nghiệm đa giác với hình ảnh ba chiều, âm thanh, và ánh sáng. Công nghệ này không chỉ thu hút sự chú ý mà còn mở ra những khả năng tương tác mới.

Các hệ thống hologram hiện đại tạo ra không gian ảo tuyệt vời, mô phỏng sự sống động như trong phim khoa học viễn tưởng.

  • Diễn Giả Quốc Tế: Sử dụng hologram để “đưa” diễn giả hoặc nghệ sĩ đến sự kiện mà không cần họ có mặt vật lý, tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.
  • Triển Lãm Sản Phẩm: Tạo hình ảnh 3D sống động của sản phẩm mà không cần mang sản phẩm thật đến triển lãm, giảm rủi ro và chi phí vận chuyển, đồng thời tăng cường hiệu ứng thị giác và tạo sự tò mò từ khách hàng.
  • Không Gian Tương Tác: Cho phép khách tham dự tương tác với hình ảnh holographic để nhận thông tin, xem video, và thậm chí tham gia các trò chơi ảo, tạo ra không gian trải nghiệm độc đáo và giao tiếp chặt chẽ.

3. Tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI)

Tích hợp Trí tuệ Nhân tạo (AI) đang thay đổi cách tổ chức sự kiện. Trong năm 2024, áp dụng AI sẽ cách mạng hóa lên kế hoạch, triển khai, và trải nghiệm sự kiện. Điều này đảm bảo sự liện mạch cho trải nghiệm khách mời, người tổ chức và địa điểm sự kiện diễn ra. Các xu hướng chính bao gồm:

  • Trợ lý thông minh cho khách mời: AI hỗ trợ khách mời theo thời gian thực, cá nhân hoá hành trình và tăng cường trải nghiệm.
  • Phân tích dự đoán để cá nhân hoá: AI phân tích dữ liệu để dự đoán sở thích của khách mời, tăng tương tác và đề xuất cá nhân hoá.
  • Công tác hậu cần hiệu quả với lên kế hoạch AI: Tự động hoá lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực, tối ưu hoá hoạt động tổ chức sự kiện.
  • Quản lý nội dung động: AI điều khiển thuật toán quản lý nội dung, cung cấp thông tin chi tiết và tối đa hoá tác động trong và sau sự kiện.

>>> Virtual Event là gì? Bước tiến mới cho ngành tổ chức sự kiện

4. Sơ đồ 3D trong kế hoạch tổ chức sự kiện

Sơ đồ 3D trong kế hoạch tổ chức sự kiện

Sơ đồ 3D là công cụ quan trọng cho nhà tổ chức sự kiện, giúp cải thiện hiệu quả cộng tác, trực quan hoá kết quả, và tăng độ chính xác trong thiết kế. Nó cũng hỗ trợ bước đi ảo để thành công trong thế giới thực và đặt quyền sáng tạo vào tay nhà thiết kế. Với khả năng lập kế hoạch từ xa, sơ đồ 3D trở thành công cụ không thể thiếu để tạo ra sự kiện hiệu quả và linh hoạt.

  • Hiệu quả cộng tác (Kết hợp giữa các hạng mục): Sơ đồ 3D mang lại hiệu quả tuyệt vời cho sự kết hợp các hạng mục trong sự kiện. Nó cho phép tương tác liền mạch trong thời gian thực với khách hàng và các nhà cung cấp, giải quyết được thách thức trong việc điều phối đầu vào và phê duyệt trong sự kiện.
  • Trực quan hoá kết quả
  • Độ chính xác cao trong thiết kế
  • Các bước đi ảo để mang đến thành công trong thế giới thực
  • Công cụ để nhà thiết kế sự kiện tự do sáng tạo
  • Hiệu quả trong việc lập kế hoạch từ xa

5. Thực tế ảo VR

Thực tế ảo (VR) đang thay đổi cách trải nghiệm địa điểm được kết nối với tổ chức sự kiện. Khả năng thăm quan ảo từ xa, xem trước sự kiện tăng cường, và trải nghiệm tương tác sản phẩm đều là những ưu điểm của công nghệ này. Trong năm 2024, VR sẽ định hình lại cách giới thiệu sự kiện, với sức mạnh tối ưu hoá không gian, bảo mật và tăng cường quy trình bán hàng.

Sử dụng VR mang lại chuyến tham quan ảo từ xa và bản xem trước sự kiện chân thực, kích thích sự tương tác với sản phẩm. Tích hợp VR cũng tối ưu hóa bố cục địa điểm, tăng cường giao thức bảo mật, và hiệu quả hóa quy trình bán hàng với thời gian chốt giao dịch nhanh chóng.

6. Cá nhân hóa trải nghiệm khách mời tham dự với mobile app

Mobile App đã trở thành công cụ không thể thiếu trong tổ chức sự kiện năm 2024. Nó cá nhân hoá trải nghiệm cho mỗi khách mời, cung cấp cập nhật và kết nối toàn cầu. App giúp nâng cao đẳng cấp sự kiện với thông tin thời gian thực, đồng thời thu thập phản hồi và tạo trải nghiệm linh hoạt cho người tổ chức.

Sự kiện cá nhân hoá với nội dung linh hoạt, cập nhật thời gian thực và khả năng kết nối qua tin nhắn và danh thiếp ảo. Bản đồ tương tác giúp điều hướng dễ dàng, trong khi tính năng hỏi đáp, thăm dò ý kiến và trò chơi tăng cường tương tác. Các thuật toán AI đảm bảo nội dung phong phú và phù hợp với sở thích của khách mời.

>>> Tăng cường trải nghiệm khách hàng trong triển khai sự kiện đặc biệt với Mobile app

7. Lên kế hoạch sự kiện bằng nền tảng đám mây

Lên kế hoạch sự kiện bằng nền tảng đám mây

Năm 2024, các nền tảng đám mây sẽ nâng tầm kế hoạch tổ chức sự kiện lên một tầm cao mới.

Tăng hiệu quả và sự sáng tạo:

Trải nghiệm AR và lập kế hoạch sơ bộ dễ dàng:

  • Kết hợp thực tế ảo và kỹ thuật số, mang đến trải nghiệm tương tác cho người tham dự.
  • Tạo sơ đồ mặt bằng chính xác với chế độ xem 3D.

Tự động hóa xuất sắc:

  • Tự động hóa thiết kế bố trí và khoảng cách giữa các hạng mục.
  • Hợp lý hóa việc phối hợp hiệu quả.

Báo cáo chính xác với tích hợp AR:

  • Nâng cao độ chính xác của báo cáo bằng dữ liệu khách mời, RSVP và sơ đồ tầng.
  • Điều chỉnh công suất sự kiện một cách hoàn hảo.

Tính linh hoạt và sáng tạo trên đám mây:

  • Truy cập vào sơ đồ tầng và thư viện 3D.
  • Nâng cao tính thẩm mỹ tổng thể của sự kiện.

Cộng tác hiệu quả:

    • Truy cập theo thời gian thực đảm bảo sự liên kết tức thời với khách hàng, nhà cung cấp, ban tổ chức và khách mời.

Nền tảng đám mây là công cụ cần thiết cho việc lập kế hoạch sự kiện hiệu quả.

Tiêu điểm phát triển bền vững: Sáng kiến xanh trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện

8.Sáng kiến xanh trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch sự kiện bền vững trọng điểm vào sự sáng tạo xanh. Các sáng kiến bao gồm sự kiện không rác thải, chọn địa điểm xanh, số hoá quy trình sự kiện để giảm sử dụng giấy, và thực hiện chương trình bù đắp carbon. Nguồn cung ứng địa phương bền vững là ưu tiên, từ thực phẩm đến vật liệu xây dựng và trang trí sự kiện.

Trong năm 2024, ngành tổ chức sự kiện đang trải qua một giai đoạn phát triển năng động và hiệu quả, thúc đẩy bởi sự kết hợp linh hoạt của các xu hướng công nghệ. Điều này mang lại cho những nhà tổ chức sự kiện sức mạnh sáng tạo không giới hạn và nâng cao tương tác với khách mời. Trong khi công nghệ như AI hứa hẹn tăng cường trải nghiệm cá nhân cho khách mời, thì sự chú ý đối với các sáng kiến bền vững cũng đang ngày càng tăng lên. Điều này đồng thời điều chỉnh các sự kiện để đáp ứng yêu cầu toàn cầu về trách nhiệm môi trường.